Dokumendihaldus
Kaasaegsed dokumendihaldussüsteemid aitavad ettevõttel hallata väärtuslikku ressurssi – informatsiooni ning seda mitte ainult dokumentide klassikalises mõistes. Võrdväärselt dokumendiga vajavad üha rohkem haldamist ka muud teaberessursid: publikatsioonid (aastaraamat, veeb), andmekogud (personaliarvestus, majandustehingud) ja audiovisuaalne aines (fotod, videod).
Seega vastupidiselt siiani levinud arusaamisele ei ole tänapäeva dokumendihaldussüsteemid (DHS) failide kataloogisüsteemid või keskkond pelgalt ettevõttesiseste dokumentide hoidmiseks.
DHS peamine eesmärk on toetada iga organisatsiooni tegevust võimaldades muuta protsessid kiiremaks, lihtsamaks ja turvalisemaks. Efektiivsus peitub juba lihtsates funktsionaalsustes:
• Elektroonilised menetlusprotsessid hoiavad aega kokku paberkandjatel või e-posti teel dokumentide liikumisel koostajast kuni allkirjastajani. Kõik tegevused on kontrollitavad ja süsteemis logitud;
• Dokumendipõhjade ehk mallide kasutamine lihtsustab dokumentide vormistamist vastavalt ettevõttes kehtestatud nõuetele;
• Dokumentides sisalduvad andmed on korduvkasutatavad ja lihtsalt ülesleitavad, mis on raskelt korraldatav, kui dokumendid paiknevad ainult iga töötaja laual või arvutis.
• Kiire juurdepääsu võimaldamine vajalikele dokumentidele. Olenemata töötaja asukohast on võimalik anda vajalikule dokumendile juurdepääs – piisab arvutist ja liigpääsust süsteemile.
Meil on kogemused nii riigi- kui ka erasektori dokumendihaldussüsteemidest ning oskame soovitada iga ettevõtte vajadustest lähtuvat lahendust.
Riigi- ja erasektori dokumendihaldussüsteemid on erinevad. Kui riigisektori dokumendihaldus põhineb alati iga asutuse normdokumentidel ja seadusandlusest tulenevatel nõuetel, siis erasektori vajadus tuleneb ettevõtte äriprotsessidest ja on rohkemal määral „rätsepaülikonna“ mõõtu.
Me lähtume iga organisatsiooni tegevusest ning tema protsessidest. Kui oled otsustanud hankida dokumendihaldussüsteemi, siis aitab Net Group:
• analüüsida organisatsiooni toimimist – kaardistada organisatsiooni funktsioonid ja info liikumise; määratleda tekkivad tõestusväärtusega dokumendid ja andmeressursid selgitada, milliseid protsesse võimaldab dokumendihaldussüsteem parendada
• koostada ettevõttes asjaajamist reguleerivaid juhiseid – dokumentide loetelu, asjaajamiskord, protsessiskeemid jne
• soovitada sobivat tarkvaralist lahendust ja teostada arendustööd
• juurutada dokumendihaldussüsteem efektiivselt, et üleminek uuele süsteemile oleks võimalikult kiire ja mugav
• koolitada nii süsteemi lõppkasutajaid kui ka süsteemi administraatoreid ning koostada põhjalikke ja lihtsaid kasutajajuhendeid.
Meie dokumendihaldussüsteemid põhinevad SharePoint´i ja GoPro platvormidel.
Meie dokumendihaldussüsteemid põhinevad GoPro ja Microsoft SharePoint’i platvormidel, mis võimaldavad leida nii funktsionaalsuselt kui ka maksumuselt sobiva lahenduse väikesest ettevõttest kuni suurte organisatsioonide ja riigiasutusteni välja. Tugevad ning ennast tõestanud platvormid ja meiepoolne kompetents dokumendihalduse valdkonnas tagab optimaalse ja paindliku lahenduse nii kõige lihtsamate vajaduste katmisel kui ka väga keerukate dokumendihaldussüsteemide loomisel.